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Como organizar eventos científicos online?

15/11/2021 21h04 | Atualizado em: 15/11/2021 21h59

Como organizar eventos científicos online?

Investir em eventos científicos online tem sido uma das principais soluções para divulgar conhecimento durante a pandemia e manter as trocas científicas tão importantes para pesquisadores.
Aliás, quem não fez vários cursos e aproveitou o tempo livre para aprender coisas novas? Em certo sentido, os eventos online salvaram a nossa interação com as outras pessoas! Mesmo assim, não são todos os eventos que conseguem esse grande feito. Por isso, vou te dar um passo a passo completo de como organizar eventos científicos online de sucesso!

Saiba mais sobre:
O que são eventos online?

Vantagens de fazer eventos online;

Como planejar um evento online;

O que são eventos online?

Um evento é qualquer acontecimento com propósitos específicos e organizado por pessoas especializadas em um determinado tema.

Além disso, o evento pode ter vários formatos, como online, híbrido ou presencial.

No caso dos eventos online, estes acontecem no ambiente digital, podendo ser transmitido online nas redes sociais ou em uma plataforma especializada em transmissão de eventos.

Inclusive, uma pesquisa da Video Viewers, encomendada pelo Google e realizada pela Provokers, mostrou que 95% dos brasileiros costumam ver vídeos online. E, que em cinco anos, esse crescimento foi de 165%, enquanto que o consumo na televisão cresceu apenas 25%. Um salto e tanto!

Ou seja, existe um público bem expressivo que pode consumir esse tipo de evento. E ele é bem vantajoso, se comparado com o presencial. Vou te explicar o porquê!

Vantagens de fazer eventos online:

Alcance mais público!
Por ser um evento totalmente online, pode alcançar proporções muito grandes na internet. Afinal, qualquer pessoa, de qualquer lugar do mundo, poderá participar do seu evento.

Dependendo do canal que você utilize para transmitir seu evento, o quantitativo de pessoas pode aumentar consideravelmente de forma espontânea.E com uma boa divulgação e utilizando os canais digitais certos, você pode alcançar um público bastante expressivo.

→ Estratégias de marketing digital para eventos

Por exemplo, ao utilizar o Youtube para fazer a transmissão do seu evento online, os participantes podem compartilhar a sua live em outros canais e, consequentemente, atrair mais pessoas para o seu evento online. E isso é muito bom! Principalmente se você quer trabalhar mais a sua imagem ou a da sua marca, por exemplo, pois você estará ganhando visibilidade sem custo algum.

Baixo custo de investimento

Por ser um evento online, você consegue minimizar custos de forma bem expressiva.

Alguns tipos de custo que você pode minimizar: aluguel de espaço, contratação de grandes equipamentos de som e iluminação, dentre vários outros fatores.

Então, quando se compara aos tipos de eventos presenciais, organizar um evento online, seja ele qual for: curso, seminário, palestra, webinar…sai bem mais barato!
Pois, teoricamente, você só precisa de um notebook com câmera integrada e microfone. Afinal, para eventos online o básico já funciona! Claro, dependendo do tipo do seu evento online e o porte dele.

Lembrando que, o meio digital disponibiliza muitas ferramentas gratuitas para transmissão de vídeos online, entre eles os mais conhecidos são: Facebook, Youtube e até Instagram para fazer seus primeiros vídeos e lives.
Praticidade e flexibilidade

Organizar um evento online traz praticidade tanto para o organizador quanto para o público que irá assistir à transmissão online do conteúdo.
Isso porque, o participante pode acompanhar o evento online do conforto da sua casa ou até mesmo o organizador pode escolher gravar seu evento aos poucos, no dia e horário que mais forem do seu agrado.

Lógico, levando em consideração que o tipo de evento online será gravado e não de forma ao vivo. Mais para frente você irá entender a diferença entre ambos.
Em relação ao público que irá assistir ao seu evento online, eles também têm a opção de acompanhar o conteúdo de qualquer aparelho eletrônico conectado à internet, por exemplo, utilizando apenas um celular e fones de ouvido.

Bacana, não é? Praticidade é tudo nos dias atuais!
Aliás, ao optar por criar o seu evento com um auxílio de uma plataforma como a Even3, você também consegue gerenciar as inscrições e vendas do seu evento, limitar a quantidade de participantes por atividade e emitir certificados automaticamente.

Como planejar um evento online
É importante que você tenha em mente que organizar um evento online é diferente de fazer um evento presencial.
Mas, ainda assim, algumas etapas são muito parecidas, como: tema, palestrante, data e horário, dentre outros.

Durante a organização, pense e liste todos os equipamentos que serão usados ao longo dа sua apresentação.
Escolher um local adequado para gravar seu evento ou transmiti-lo ao vivo também é imprescindível. Mas, claro, não esqueça do principal: o local virtual que será transmitido.

Por isso, vamos te mostrar em um passo a passo completo para organizar um evento online do zero, abordando as principais etapas! Vamos lá?
Pense em um tema

Sim, é importantíssimo definir uma temática para o seu evento online. Qual assunto você vai abordar? O que o seu público tem interesse em aprender? É um tema relevante e atual?

Essas são algumas perguntas que você deve fazer antes de definir o tema que será o foco do seu evento. Afinal, tudo gira em torno dele.
Caso você não saiba por onde começar, uma alternativa é perguntar diretamente ao seu público nas redes sociais com enquetes ou até mesmo com um formulário divulgado em canais estratégicos.

Você pode, por exemplo, fazer no Google Forms um pequeno formulário e enviar para a sua base de contatos por e-mail, caso você tenha uma.
Muitos organizadores ainda não sabem, mas o tema pode definir o sucesso do seu evento online. Afinal, ele é o que atrai os participantes para o seu evento.
Então, pense bem antes de definir o tema!

Defina uma data e horário
Agora que você já sabe o tema, chegou o momento de definir uma data e horário.

É muito importante definir esses detalhes previamente para que você consiga fazer uma melhor divulgação do seu evento online no meio digital. Seja em redes sociais, sites ou até mesmo em anúncios nos canais estratégicos.

Na escolha da data e horário, é fundamental pensar no público do seu evento. São pessoas que possuem muitos compromissos? Qual a faixa etária? Estudantes? Ou já são formados e trabalham em horário comercial?

Todas essas perguntas serão seu guia!

#DicaEven3

Seu público merece atenção! Sempre pense neles antes de decidir tema, data e horário. Esses detalhes são cruciais para que seu evento aconteça e seja um sucesso! Afinal, de data adianta escolher um dia e horário em que seu público não possa comparecer, correto?
Em uma pesquisa realizada pela Even3, foi possível constatar que os melhores horários para os eventos online são de segunda a quarta, após horário comercial. Levando em consideração que o horário comercial padrão é das 09h às 18h, as 19h apresenta o melhor resultado.
Além disso, preste atenção às datas comemorativas, feriados e imprensados. Veja se faz sentido que o seu evento aconteça em meio a um feriadão, por exemplo.
Até porque, mesmo que seu evento seja online e não necessite da presença física do participante, ele precisa separar um horário para assistir a transmissão do seu evento online.

Separe os equipamentos essenciais
Para realizar um evento online de qualidade, você precisa pensar além do conteúdo que será abordado. É preciso pensar nos equipamentos de gravação audiovisual!
Ter bons equipamentos para gravar sua transmissão online é essencial para fazer com que o áudio, resolução da imagem e conexão com a internet funcionem adequadamente para que nada dê errado.

→ Como escolher os equipamentos para gravar palestras online
Mas, você pode estar se perguntando se precisa ser um especialista no assunto ou investir muito para adquirir bons equipamentos. E, a resposta para isso tudo é: não! Ou seja, você não precisa ser um profissional ou especialista na área, tampouco gastar demais para ter os equipamentos essenciais. O simples já funciona!
Além disso, você precisa pensar no tipo do seu evento e no tamanho dele. Quantas pessoas você espera que assistam a sua transmissão online? Seu evento possui mais de um palestrante? Existem atividades simultâneas ou somente uma? Essas questões são essenciais, não somente para a escolha dos equipamentos, mas também para a escolha de uma plataforma de transmissão online do evento. Ou seja, o tipo do seu evento vai definir os equipamentos que você precisa ter! Mas, de antemão, alguns equipamentos essenciais e básicos para gravar ou transmitir um evento online ao vivo são: câmera, microfone e computador.
Ou, se preferir, você pode fazer isso usando apenas um celular, conexão 4G e fones de ouvidos. Bem simples e prático, não é mesmo?

Evento científico online: gratuito ou pago?
Você já parou para pensar se seu evento online será gratuito ou pago? Pois é, essa questão é muito importante e fundamental para os próximos passos!
Isso porque essa decisão irá impactar diretamente na forma que você deve organizar seu evento online.
Além disso, os eventos científicos possuem um valor a mais: as submissões, apresentações de trabalho e publicação em anais. Por isso, você precisa garantir que essas etapas aconteçam da melhor forma possível para o participante e incluir os custos disso tudo no seu evento.
Portanto, se optar por um evento online pago, você também precisará pensar na forma de gerenciar as vendas, acompanhar a arrecadação e, principalmente, realizar a inscrição dos participantes.

E, para isso, é necessário utilizar uma plataforma que permita o gerenciamento de todas essas etapas. Afinal, um evento pago precisa ser bem completo e planejado.
Se você não faz ideia de uma plataforma, aqui vai uma dica: Even3!

–> Como e por que utilizar a Even3 para organizar o seu evento online?
É fundamental utilizar uma plataforma para seu evento online pago ser ainda mais completo! Com a Even3, você consegue gerenciar todo o ciclo de vendas e inscrições dos participantes, bem como ter um site, distribuir certificados e muito mais!
E, ainda, consegue transmitir seu evento online integrado à uma ferramenta de transmissão online. Não sabe o que é isso? Vou te explicar mais um pouco!
Saiba qual é o tipo ideal de transmissão online para cada atividade
Inicialmente, escolher o tipo de transmissão ideal é uma atividade inserida na construção do cronograma.
Porém isso exige conhecimento sobre os tipos de transmissões e equipamentos, por isso separamos uma seção apenas para estudar esse assunto detalhadamente.
Videoconferência

Se você procura uma reunião fechada com interação e poucas pessoas, essa é a opção ideal.
Na videoconferência, pessoas situadas em lugares distintos se reúnem em uma sala virtual e os participantes só conseguem assistir à palestra se estiverem dentro da sala.

Vantagens
Fácil de organizar para pessoas que estão iniciando no ambiente virtual;
Controle de acesso manual de quem entra na sala, o que é ideal para eventos de pequeno porte;
Existem várias ferramentas gratuitas e fáceis de usar no mercado.

Desvantagens
Todos precisam, necessariamente, entrar na sala para participar do evento, o que se torna um problema para eventos muito grandes;
Nem sempre os participantes sabem utilizar as ferramentas necessárias, além disso, o fato de todos possuírem acesso à sala pode causar desconfortos. Então, é preciso saber lidar com microfones abertos, ruídos desnecessários e imagens inapropriadas durante o evento.
Equipamentos necessários

Ferramenta de Google Meet, Zoom ou Skype;
Computador ou smartphone, microfone e webcam;
Transmissão ao vivo

Se você procura palestras abertas, uma tendência são as transmissões ao vivo.
Como são atrativas e têm crescido como uma forma potente de interação, uma ótima ideia é mesclar as atividades do seu congresso online com atividades ao vivo.

Vantagens
Facilidade em transmitir. A transmissão pode ser feita de qualquer lugar;
São necessários poucos instrumentos para a gravação – você só vai precisar de notebook ou smartphone, boa conexão à internet e microfone;
Amplo alcance – por ser uma rede social, você consegue alcançar muita gente, principalmente se o seu evento for gratuito e aberto ao público;
Existem boas ferramentas gratuitas para realizar a transmissão.

Desvantagens
Podem ocorrer problemas como a instabilidade da internet, que impossibilitariam a realização do evento;
Transmissão feita pela rede Wi-fi corre um risco muito grande de ficar lenta e de travar, é recomendado, então, usar um cabo de rede;
Em ferramentas como o Instagram, somente inscritos nas plataformas conseguem assistir à transmissão.

Equipamentos necessários
Computador ou smartphone, microfone e webcam;
Acesso a ferramentas como Youtube Live, Vimeo Live, Twitch ou Even3 Streaming.
Em caso de necessidade de layout ou mais de um participante na tela, precisará de uma ferramenta como o Streamyard.
Transmissão gravada

Mas e se você não quiser lidar com as instabilidades do ao vivo? É só investir na transmissão gravada!
Assim, as atividades gravadas antecipadamente podem ser mais elaboradas, com abertura dos vídeos com patrocinadores e poderão ser lançadas em um dia e horário específico da programação do evento, como se estivessem sendo transmitidas ao vivo!

Vantagens
É ideal para o grande número de atividades de um congresso, pois diminuirá a chance de ocorrerem erros durante a transmissão para o público;
É mais segura;
Possibilidade de criar conteúdos mais elaborados e com aspecto mais profissional;
Facilidade de edição;
Espaço para expor a marca do evento e de patrocinadores.

Desvantagens
Sem uma plataforma de eventos, o palestrante não consegue interagir com os participantes durante a transmissão, em tempo real;
Os palestrantes podem enfrentar dificuldades para gravarem os materiais, caso não sejam bem instruídos.
Equipamentos necessários
Webcams externas, câmeras e microfones de lapela para vídeos e áudios com mais qualidade;
Ferramentas de edição de vídeo, como o aplicativo Inshot (gratuito).
Ferramentas para transmissão de eventos online

Como já citamos, há algumas ferramentas que são essenciais para as transmissões online. Vou te explicar um pouco sobre elas:
Youtube Live

O YouTube Live nada mais é do que uma ferramenta do Google que permite realizar eventos ao vivo e transmiti-los em tempo real aos assinantes de um determinado canal nessa rede social.

→ Como fazer live no youtube: passo a passo completo
Uma das maiores vantagens de fazer um evento online pelo Youtube é que seu conteúdo fica disponível para o público posteriormente. Ou seja, quem chegou atrasado ou perdeu o dia do seu evento tem a chance de assisti-lo em outro momento.
Além disso, o público consegue interagir com o apresentador do evento em tempo real. Por exemplo, é possível reservar um momento do seu webinar para esclarecer dúvidas e bater um papo com os espectadores.

E, ao final, você consegue analisar todas as métricas e estatísticas que o Youtube fornece, para posteriormente utilizar nas suas estratégias de marketing e divulgação do seu próximo evento.

Zoom Meetings
Outra ferramenta muito indicada para os eventos online é o Zoom Meetings, ideal para eventos online de médio e grande porte e para quem busca por uma plataforma mais robusta.

Nele, é possível fazer videoconferência com até 500 participantes e 10 mil espectadores no modo pago, pois sua versão gratuita é mais limitada.
Diferente do Youtube Live, por exemplo, o Zoom permite que os participantes sejam separados por grupos durante a videoconferência e tem funcionalidades super importantes para eventos com tradução simultânea.
Ele oferece também um chat em tempo real, permitindo que o mediador/palestrante interaja com os participantes. E, ainda, compartilhe materiais educativos do seu computador e libere o acesso para outra pessoa interagir.
No entanto, no modo gratuito existem limitações em dois pontos: quantidade de participantes e duração do evento online, limitando a 40 minutos de duração.
Duração de tempo do evento online
É preciso determinar um tempo de duração para seu evento online!
O ideal é não fazer um evento curto demais e nem tão longo, pois os participantes podem começar a sair da sua transmissão online. E você não quer isso, correto?
Normalmente, eventos científicos online têm em média uma duração de 30min a 1hora. Claro, se for ao vivo. Mas, se seu evento for gravado, a situação muda um pouco.

Por exemplo, se o tipo do seu evento for no formato de um curso, é possível disponibilizar vídeo aulas aos poucos.
Então, uma dica é fazer várias gravações e abordar um determinado assunto em cada vídeo e disponibilizar para os participantes em um site.
Esses vídeos podem ter em média uma duração de 10min a 30min e não podem ser tão longos porque vão funcionar como uma sequência.
Além disso, o ideal, é que em cada vídeo seja abordado somente um determinado assunto
E, na sequência, um vídeo complemente o outro com seus conteúdos. Dessa forma, o público irá assistir sem se preocupar com a demora ou com imprevistos.
Busque pelas ferramentas certas de submissão

Por fim, ao pensar em um evento científico você não pode deixar de lado o ciclo de submissão de trabalhos. Isto é, o recebimento de trabalhos, avaliação, revisão, resultados, apresentação e publicação de anais.
Nesse caso, você vai precisar definir:
Como e em qual ferramenta as submissões de trabalho serão feitas;
Como os trabalhos serão distribuídos aos avaliadores e quem estará responsável por essa tarefa;
Quais são os eixos temáticos nos quais as apresentações estarão divididas;
Datas e horários das apresentações pensando no que é ideal para participantes e avaliadores.
Mas temos uma ótima notícia! Tudo isso pode ser automatizado com uma plataforma de eventos, como a Even3.
Isso porque a Even3 possui uma ferramenta de submissão que possibilita o envio e armazenamento de arquivos, a distribuição automática para avaliadores e, para a facilidade dos participantes, o acompanhamento de todo processo.
Ainda, é possível organizar automaticamente a grade de horários de apresentação, definir os formatos online e publicar os trabalhos no anais do seu evento, tudo em um só lugar.

Finalmente, quer testar tudo isso? Crie seu evento gratuitamente na Even3.


Debora Aleluia Marketing Even3
Contato; marketing@even3.com